Làm việc tốt hơn với team: quy tắc năm ngón tay

3 phút

Cũng không biết gọi tên gì gọn gàng hơn. Đại ý của tiêu đề là nếu bạn tuân theo quy tắc này, thì công việc của bạn sẽ trở nên thuận tiện hơn. Nhưng cũng xin bạn đọc phân biệt rõ ràng giữa quy tắc và cách thực hiện. Nó cũng giống nhiều quy tắc và phương pháp phổ biến khác trong quản lý dự án nói chung và quản lý công việc ở cấp độ đơn giản nói riêng, bạn cần phải luyện tập và tìm ra cách triển khai phù hợp nhất với mình. Cùng một công thức nhưng sẽ có người làm tốt và có người làm tốt hơn.

Có một kỹ thuật gọi là kỹ thuật cà chua Pomodoro, nó cũng giúp chúng ta làm việc tập trung trong khoảng 25 phút và nghỉ ngơi khoảng vài phút sau đó. Nếu đặt nó ở khía cạnh làm việc cá nhân và nếu các công việc không mang tính chất biến động & thay đổi liên tục thì nó là một kỹ thuật tuyệt vời.

Vậy có khì khác nhau giữa ví dụ trên với tiêu đề của bài? Đó chính là hai chữ “ưu tiên“. Chúng ta hầu như dễ dàng dính vào cái bẫy này. Thật dễ dàng bắt gặp các tình huống “cái này nên ưu tiên”, “hiện giờ chưa cần ưu tiên cái kia”, hoặc “ưu tiên nhưng không quá quan trọng”, “ưu tiên và quan trọng” ?. Nhưng tuyệt nhiên không thấy ai nhắc tới “thế nào là hiệu quả“. Vì vậy, ưu tiên là một loại quy tắc. Có người vận dụng dở, người thì vận dụng phù hợp thời điểm. Còn hiệu quả chính là cách mỗi người triển khai ra dựa trên mấy cái ưu tiên đó.

Tổng quan về khái niệm

Nếu bạn thực sự muốn tập trung làm việc, và muốn xử lý việc hoàn hảo cho xong, hãy nghiên cứu kỹ thuật cà chua và thử áp dụng xem sao. Nếu bạn không biết nên ưu tiên việc gì, sử dụng quy tắc gì, hãy đọc tiếp bài này. 

Rất đơn giản, quy tắc năm ngón tay này gồm những điểm cơ bản: 

  • Chỉ thực sự làm việc và quan tâm tới 2 công việc bạn đang làm, trong trường hợp buộc phải cập nhật thông tin từ nơi khác (gọi là nhiễu).
  • Lên kế hoạch trước cho 2 dạng công việc tiếp theo.
  • Cuối cùng là một loại công việc bạn nghĩ bạn sẽ thực hiện nó, nhưng bạn chưa có dự tính cụ thể, nếu so sánh với 2 liệt kê ở trên.

Lý thuyết là như vậy. Thực tế bạn sẽ có nhiều hơn 5 việc này, mấu chốt là chúng ta tách từng cụm 5 việc như vậy ra. Tại sao lại là 5? Trước hết cần hiểu rõ tại sao chỉ có 2.

Tại sao lại là 2 trong cùng một thời điểm?

Não của bạn chỉ có thể hấp thụ thông tin và tìm cách xử lý nó ở một mức độ hạn chế nhất định. Một nguyên tắc rất cơ bản để làm việc hiệu quả đó là: sự tập trung. Vậy tại sao bạn phải đi ngược lại với cơ thể của mình?

Ưu tiên thực hiện 2 công việc trong cùng một thời điểm giúp bạn có thể hoàn toàn tập trung và đi sâu vào chi tiết lẫn bản chất của vấn đề trọn 1 ngày (tối thiểu) hoặc tối đa là 1 tuần. Xin đừng nhầm lẫn ví dụ sau: Nếu bạn có 2 dự án/sản phẩm khác nhau mà bạn cần làm, tại một thời điểm bạn đang ưu tiên thực hiện 2 công việc của dự án A, và bạn nghĩ bạn nên chuyển sang dự án B, lúc đó khái niệm làm việc hiệu quả không tồn tại ở trường hợp này.

Như trên được gọi là ưu tiên, nhưng ưu tiên như thế nào cho phù hợp? Chúng ta đã biết con số ở đây là 2 rồi. Đôi lúc khi bạn làm việc, trong đầu bạn sẽ có các câu hỏi dường như không liên quan lắm đến việc bạn đang làm. Vì vậy hãy cố gắng xác định được 2 công việc cần thực hiện mà nó bám sát với các công việc của người quản lý của bạn, hoặc team bạn đang thực hiện.

Một lý do hết sức tâm lý nữa là nếu bạn (có thể) chán hoặc đang bí với công việc đang làm, bạn dễ dàng chuyển sang việc còn lại để tìm kiếm động lực khác mà không lo ngại việc bị quá tải hoặc ngập thông tin.

Xây tiếp roadmap làm việc của bạn

Tiếp tục phân ưu tiên cho 2 công việc tiếp theo bạn cần thực hiện, sau khi bạn hoàn tất 2 công việc hiện hành. Đây là cách giúp bạn hiện thực hoá được kế hoạch làm việc của bạn. Bạn sẽ thấy nó mang tính thực tế và khả thi hơn bao giờ hết.

Ví dụ, bạn thông báo với team là đầu tuần sau bạn sẽ tiến hành xây dựng một tính năng tuyệt vời nào đó, khi đó nhóm marketing họ sẽ biết được họ cần chuẩn bị những gì để có thể thực hiện roadmap của họ. Rõ ràng nó sẽ thuận lợi hơn việc bạn làm một cục và đưa ra một cục. Cục gì thì không biết.

Hoặc khi bạn làm content marketing mà bạn cần xuất hình liên tục, sẽ tốt hơn nếu bạn có sẵn list danh sách ưu tiên của mình (dựa vào ví dụ ở trên). Người thiết kế họ chỉ cần nhìn vào 2 việc ưu tiên gần nhất của bạn, và dễ dàng thực hiện nó.

Việc cuối cùng

Chúng ta còn một dạng công việc cuối cùng nữa, đó là dạng việc không được lên kế hoạch để thực hiện. Ở môi trường công việc, sẽ có những việc chúng ta không muốn làm nhưng quản lý hoặc sếp của bạn trao đổi và muốn bạn làm việc đó. Muốn ở đây có nghĩa là sự trao đổi ý tưởng bất chợt, và có ý muốn bạn thử làm.

Bằng việc lên danh sách cho dạng việc này, bạn sẽ truyền tải đi một thông điệp rõ ràng: Việc này có thể làm, Hoặc có thể xem xét sau. Có rất nhiều lý do đằng sau việc này: bạn đơn giản là không thích, quan điểm bạn không phù hợp, bạn không đủ thời gian để làm nó, vân vân…

Điều quan trọng ở đây chính là cách bạn giao tiếp với team và quản lý để họ có thể hiểu được tại sao việc này không thể hoàn thành, hoặc không sớm như dự kiến được.

Công thức chiến thắng

Mấu chốt là bạn biết cách (1) ưu tiên các vấn đề một cách khoa học. Kế đến là bạn phải biết cách giữ (2) sự tập trung trong các ưu tiên đó, để có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

Liệu bạn có cần công thức cụ thể nào cho mình? Hãy thử luyện tập và rút ra nhiều kinh nghiệm làm việc, và đừng quên thử sử dụng kỹ thuật cắt cà chua ?. 


**Bài viết không chứa link mang tính tiếp thị nào cả. 100% an toàn.

Quoc Huy Tran Written by:

I do digital product management. I grew up in Danang and moved to Ho Chi Minh City in 2003 where I've enjoyed the tech/startup scene since. I'm a minimalist in lifestyle. I'm passionate about technology, startups, design, football and basketball. For now I focus on building Web App/App products. I have 6+ years of tech startup experience and believe in the MVP approach of shipping early and often.